Werken als god in Frankrijk

Werken in Frankrijk

Een lang gekoesterde droom van Pieter en mij was dat we ooit ook vanuit Frankrijk zouden kunnen werken. In oktober 2004 konden we deze droom ineens realiseren! We hebben een eigen bedrijf waarbij we veel via internet afhandelen. Daarnaast spreken we klanten hoofdzakelijk telefonisch. Een deel van onze producten worden elektronisch verstuurd, we hebben echter ook materialen die per post moeten worden opgestuurd. We hebben nu ons bedrijf volledig virtueel gemaakt, met andere woorden het maakt niet uit waar we werken.

Voorbereiding

Onze uitgangspunt was dat onze klanten geen last van onze verplaatsing van de werkplek zouden hebben. We wilden niet dat ze langer op bezorging van hun orders moesten wachten. Ook moest het telefonisch contact blijven verlopen zoals ze gewend waren. Hiervoor moesten we een paar moeilijkheden overwinnen:

Post(pakketen) verzenden
Orders verwerken
Telefoon en internet
fax

Verzendgedeelte

Iemand moest vanuit Nederland de pakketen en facturen gaan verzenden en de schriftelijke bestellingen aan ons doorgeven. Een vertrouwd persoon die vlak bij ons bedrijf woont wilde wel het verzend gedeelte van ons bedrijf op zich nemen. Hierbij hebben we de volgende constructie bedacht. Ik zou de rekeningen en pakbonnen klaarmaken en afdrukken op onze printer die op het kantoor in Nederland staat. Pieter had het mogelijk gemaakt dat we vanuit Frankrijk via een beveiligde verbinding bij ons netwerk kunnen komen. Hierdoor konden we niet alleen documenten printen, maar ook bestanden van onze pc afhalen of de telefooncentrale omschakelen. Achteraf bleek het heel erg handig dat je vanaf Frankrijk bij het netwerk kan komen, maar daarover later meer. Het was wel belangrijk dat we ruim voor vertrek alles doornamen met de persoon die de spullen moest verzenden zodat duidelijk was welke producten we hebben en waar die gevonden konden worden. Ik heb de opslagruimte wel wat anders moeten indelen zodat de producten gemakkelijker konden worden teruggevonden. Als je dat altijd zelf doet, kun je het allemaal blindelings vinden. Voor een ander is dat helemaal niet logisch. Een bijkomend voordeel is dat alle materialen veel beter georganiseerd in de kast liggen. Vervolgens hebben we ruim voor vertrek een paar keer geoefend, waarbij we zo veel mogelijk de situatie vanuit Frankrijk probeerde te benaderen. Voor extra instructie kon ik ook een document afdrukken, een e-mail sturen of telefonisch contact opnemen. Met deze oefeningen hebben we nog wat foutjes er uit kunnen halen.

Telefoon en internet

In het Franse huis hebben we één analoge telefoonlijn en geen kabel of ADSL. In Frankrijk heeft de regering beloofd dat eind 2005 96% van de mensen in Frankrijk kunnen beschikken over ADSL. De aansluitingen worden eerst gerealiseerd in de grote steden. Verder wordt er gewerkt met voorrangsregels, waarbij dorpen voorrang krijgen door de burgemeester een aanvraag is ingediend ondersteund door een petitie van de bewoners. In Barèges is nog geen ADSL beschikbaar, maar wel in het nabij gelegen Luz. Omdat ADSL voor ons erg handig zou zijn hebben we geïnformeerd hoe het daarmee staat. Als er een petitie voor aanvraag van ADSL met 100 namen van het dorp kon worden opgestuurd zou de aanstelling er mogelijk sneller komen. Helaas heeft Barèges maar 200 inwoners en lijkt dat een haast onmogelijke opgave. Voor kleine dorpjes als Barèges was een petitie van 50 ook wel voldoende. We zijn vervolgens naar de gemeente gegaan en daar bleek al een register met handtekeningen te bestaan waar ze inmiddels 70 handtekeningen hadden verzameld. Ze wilde nog even wachten met het opsturen omdat veel winkeliers in november op vakantie waren en nog niet hadden getekend. Dus hopelijk komt ADSL ook in Barèges snel beschikbaar. De situatie nu is echter dat we alleen één analoge telefoonlijn hebben, die we ook moeten gebruiken voor internet en de fax aansluiting. De analoge telefoon gebruikte we om te internetten en e-mail op te halen.

Als klanten ons bedrijf belden moesten ze ons direct aan de lijn kunnen krijgen of geholpen worden door een call-centrum die de boodschap kan aannemen zodat we kunnen terugbellen. In Nederland maak ik ook gebruik van het call-centrum als ik tijdelijk niet aanwezig ben op kantoor. Ik schakel de telefoon dan door en het call-centrum stuurt mij een e-mail met de gegevens en boodschap van de klant. Ik vind het een goede oplossing als er op dat moment niemand op kantoor aanwezig is, maar een minder mooie oplossing als je voor een langere tijd weg bent. Bovendien zijn de kosten per bericht vrij hoog. Direct doorschakelen naar onze analoge lijn in Frankrijk is een minder aantrekkelijke optie omdat klanten ons in gesprek zullen aantreffen als we op het internet zitten. Daarvoor hebben we gekozen voor het doorschakelen naar een mobile telefoon. Als je doorschakelt naar een Nederlandse mobiele telefoon die zich in Frankrijk bevindt betaal je dubbele kosten. Ten eerste betaal je de kosten van Nederland naar mobiel. Vervolgens betaal je ook nog €1 per minuut omdat je in Frankrijk gebeld wordt. Een spreadsheet met alle kosten op een rijtje bood uitkomst. De berekening liet zien dat we goedkoper uit zouden zijn als we voor een Franse simkaart kozen. Bellen naar een Franse mobiel kost veel minder dan naar een Nederlandse mobiel in Frankrijk. Als we zelf een klant wilde bellen gebruikten we de analoge telefoon.

Fax

In Nederland hebben we een extra fax aangeschaft zodat we in Frankrijk ook faxen kunnen ontvangen en versturen. Het is een gewoon papier fax waarmee je ook gemakkelijk kopieën kan maken. Het was de bedoeling dat de post en faxen vanuit Nederland naar Frankrijk zouden worden doorgestuurd. Naast de fax nemen we ook een printer mee, zodat we ook in Frankrijk de mogelijkheid hebben om stukken op papier te zetten.

De Praktijk

Computer

Als werkcomputer heb ik een laptop ingericht waarop ik de software die ik gebruik heb geïnstalleerd. De laptop heb ik de week voor vertrek al volledig in gebruik genomen op het kantoor in Nederland zodat ik de ontbrekende bestanden nog gemakkelijk kon overzetten. In Nederland was de laptop verbonden aan het locale netwerk zodat ik ook gebruik kon maken van de printers en het internet. In Frankrijk hebben we geen locaal netwerk, maar hebben we een lange telefoonkabel zodat vanaf iedere plek van de woonkamer of het terras we een aansluiting konden realiseren. De laptop stopte ik in een laptophouder waaraan je een gewoon toetenbord en muis kan aansluiten. Op deze manier werd het een "gewone" computer, wat erg goed beviel. Ik gebruikte voor e-mail Outlook, waarbij ik off-line de e-mail berichten kan lezen en schrijven. Het ophalen van berichten ging eigenlijk prima. Iets opzoeken via Internet vond ik wel erg traag, maar ik ben natuurlijk een snelle ADSL lijn gewend. Verder ben ik altijd gewend om meteen de beveiligings-updates van Microsoft te laden. Even niet goed lezen waar het om ging en opgegeven om XP SP2 (ruim 80Mbyte) te downloaden. Dit was niet meer te stoppen. Telkens als ik online ging had ik last van vertraging van deze download. Op het laatst maar gekozen om hem de hele nacht te laten downloaden en toen was het probleem pas opgelost. Van de printer maakte ik veel meer gebruik dan dat ik had ingeschat. Ik vond het handig om aantekening op papier naast me te hebben. Ik miste met werken wel een bureaustoel omdat de stoelen niet instelbaar zijn. We hadden echter geen plaats meer in de auto. Iets om volgende keer mee te nemen en daar te laten. Zo nu en dan bleek dat we een bestandje vergeten waren. Gelukkig had Pieter er voor gezorgd dat we via Internet onze computers kunnen aanzetten en via een beveiligde verbinding bij de computers kunnen.

Mobiele telefoon

Onderweg naar Frankrijk hebben we een Franse simkaart aangeschaft (een SFR simkaart, aanschaf €30, waarvan een deel beltegoed). Dit kun je doen in telefoon winkels, waarbij ze meteen alles voor je in orde maken. In Nederland is bij Orange en andere providers een het beltegoed onbeperkt geldig. In Frankrijk kennen ze dat nog niet bij pre-paid. Het tegoed is maar een week of enkele weken geldig (afhankelijk van de hoeveelheid die je aanschaft). Je simkaart verloopt na een half jaar als je niet op tijd opwaardeert. Dat is op zich niet zo erg, maar vanuit Nederland kun je dat niet doen, dus je moet het goed plannen of weer een nieuwe simkaart kopen. Toen we in maart weer van de simkaart gebruik wilde maken, bleek dat ik zonder beltegoed mijn voicemail niet kon afluisteren. Er waren boodschappen ingesproken, maar ik kreeg ze niet te horen. De simkaart kon wel heel gemakkelijk worden opgewaardeerd. Voor €10 kon ik bij een tabakswinkel beltegoed kopen. Dit was een week geldig en alleen voor bellen geschikt. Vanaf €15 kreeg je beltegoed wat je ook voor sms berichten kon gebruiken. Hoe hoger je bedrag aan beltegoed is dat je aanschaft, hoe langer de periode is dat het geldig blijft (relatief kort, met wat we in Nederland gewend zijn). Achteraf bleek dat het ook mogelijk was om via een vaste telefoon je voicemail af te luisteren. Met deze aanschaf was in elk geval mijn simkaart weer met een half jaar verlengd, zodat ik er bij een volgend bezoek aan Frankrijk nog gebruik van kan maken.

We hadden aan onze contactpersoongevraagd om de telefoon door te schakelen naar onze Franse mobiele telefoon. Ze belde dat de doorschakeling was gelukt. Nadat we ophingen belde er meteen een klant, die vertelde dat ze eerst een Franse dame aan de lijn kreeg. Het bleek dat de klant onze (Franse) voicemail kreeg omdat we in gesprek waren. Die moesten we dus nog snel inspreken! Het ontvangst van mijn mobiele telefoon bleek helaas niet zo goed. Je moest wachten tot de ander was uitgesproken anders was de ontvangst slecht. Dat was dus wel een nadeel. Verder was het ook onhandig dat we niet zelf konden doorschakelen naar het call-centrum omdat we soms onderweg waren en geen boodschappen konden aannemen. Door wat kabeltjes op kantoor te laten omzetten was het mogelijk om vanuit Frankrijk zelf de doorschakeling te regelen. Dat was er handig!

Fax

De nieuwe fax hebben we eerst in Nederland uitgetest en zowel ontvangen als versturen ging prima. We hadden afgesproken dat periodiek de faxen en post uit Nederland via de fax verstuurd zou worden. Dat de fax niet altijd bereikbaar was omdat we de telefoon voor internet gebruikte was niet erg. Er kon immers even mobiel gebeld worden zodat de fax alsnog ingeschakeld kon worden. Helaas lukte het niet om faxen uit Nederland te ontvangen. Er kwam wel ontvangst binnen maar die werd weer verbroken. We hebben dat niet kunnen oplossen. Wel konden we faxen versturen. Uiteindelijk hebben we de instelling van de fax in Nederland veranderd zodat de ontvangen faxen direct per e-mail werden verstuurd. Dat is voor gewoon ook een gemakkelijke oplossing omdat je reclame meteen kan weggooien en het goedkoper in gebruik is (je betaald immers geen dure donorrol of inkt). De post kon zo ook via e-mail worden verstuurd: even naar onze eigen lokale fax sturen, en het werd automatisch per e-mail doorgestuurd.

Conclusie

En, is het goed bevallen?

Ja, het ons ons allebei zeer goed bevallen. Natuurlijk vergde het een gedegen voorbereiding om te bedenken hoe we alles het beste konden uitvoeren. Verder was er een voldoende voorraad van materialen nodig zodat we konden blijven leveren. Dat vergde voor vertrek wat extra inspanning. Het was de bedoeling dat we twee of drie weken zouden wegblijven. Uiteindelijk zijn het er vier geworden. Er is een paar keer niet het juiste product gestuurd, maar dat kon gelukkig nog hersteld worden. De slechte ontvangst van de telefoon vond ik wel een nadeel. Als we ADSL in Frankrijk hebben kunnen we de analoge telefoon voor doorschakeling gebruiken en hebben we meteen een snelle internet verbinding. Het was heerlijk om in Frankrijk te zijn, waar je veel meer buiten bent en geniet van de rust en de mooie omgeving. We waren regelmatig op het terras te vinden. Mogelijk speelt het ook mee dat het in deze periode in zuid Frankrijk bijna een uur langer licht is dan in Nederland. Verder is het gewoon heel erg fijn om periodiek in een andere omgeving te zijn en als je dat met werk kan combineren is dat natuurlijk fantastisch.

Ik heb van geen van mijn klanten klachten gehoord en ik neem aan dat (behalve aan wie ik het verteld heb) niemand gemerkt heeft dat we een tijd zijn weggeweest!